Muitos empreendedores acreditam que para alcançar o sucesso, precisam fazer tudo sozinhos. No entanto, essa abordagem pode levar a uma sobrecarga de trabalho e à falta de tempo para se dedicar às tarefas mais importantes. É por isso que cada vez mais empreendedores estão buscando soluções no BPO Financeiro, que lhes permitam ter mais tempo para focar no que realmente importa e gerenciar sua operação com muito mais sucesso.
Para quem trabalha como operador de BPO Financeiro, é ainda mais essencial saber como gerenciar cada operação, a fim de otimizar o trabalho e fornecer um serviço ágil e preciso aos clientes.
Neste artigo, apresentamos algumas dicas sobre como gerenciar a operação de BPO Financeiro e garantir serviços de qualidade aos clientes. Continue lendo e confira!
Qual é a importância do controle de tarefas no BPO Financeiro?
No contexto do BPO Financeiro, ter um controle eficiente das tarefas é crucial para garantir a organização e a efetividade do trabalho. O operador deve lidar com uma grande quantidade de dados e ter responsabilidades que incluem:
- Conciliação bancária (análise de saldos bancários e registros de entradas e saídas);
- Gestão do fluxo de caixa;
- Acompanhamento de indicadores financeiros;
- Controle e análise das contas a receber;
- Administração dos pagamentos das contas a pagar, incluindo folha de pagamento, fornecedores e despesas diversas;
- Análise e avaliação de crédito para futuras operações do negócio;
- Gestão da documentação fiscal.
Sem um controle eficiente, gerenciar todas essas tarefas se torna mais complicado e aumenta as chances de erros, o que pode afetar negativamente o desempenho do negócio. E temos certeza que você não quer isso, não é mesmo?
Por isso, é fundamental que você implemente um sistema de controle e gestão eficiente, para garantir a realização de todas as tarefas com qualidade e efetividade.
Leia também::: BPO Financeiro: entenda como controlar as tarefas no serviço
Dicas para gerenciar a operação de BPO Financeiro
Nada acontece até que uma venda seja feita! Esse é um dos mantras aqui da PlayBPO. Afinal, você pode ter o melhor produto e serviço, mas se ninguém comprar, não adianta nada.
Por isso a primeira dica e uma das mais importantes, é implementar o serviço de BPO Financeiro, na sua própria empresa contábil, caso não tenham isso não é problema. Você pode conversa com amigo empreendedor ou conhecido para cuidar das finanças por valor simbólico.
Essa etapa permite que se conheça melhor o serviço e controle a operação, garantindo que os processos funcionem também com os clientes.
A próxima fase é iniciar a operação com um cliente, optando por empresas de baixa complexidade e com pouco volume de documentos. Isso permite que se aprenda com o passar dos dias a operação de forma completa e se possa ir agregando novos clientes.
Ao ter total controle da operação, é possível executar com facilidade o serviço de BPO Financeiro. Além disso, é importante criar um processo de onboarding do cliente.
O que é Onboarding?
O processo de Onboarding é um momento crucial na relação entre a sua empresa e os seus clientes, pois é a primeira impressão que eles terão do seu serviço ou produto.
Um bom Onboarding é capaz de alinhar as expectativas do cliente com as suas responsabilidades e obrigações, evitando problemas futuros e garantindo uma experiência positiva.
É importante destacar que o Onboarding não se limita apenas à apresentação do serviço ou produto, mas também envolve a explicação do processo de trabalho, bem como as etapas e prazos envolvidos. Dessa forma, é possível garantir uma comunicação clara e transparente com o cliente, evitando possíveis retrabalhos e dúvidas que possam surgir no futuro.
Além disso, investir em um bom Onboarding pode impactar diretamente na rentabilidade da sua empresa. Isso porque clientes satisfeitos tendem a ser mais fiéis e a indicar o seu serviço ou produto para outras pessoas, aumentando assim a sua base de clientes. Por outro lado, clientes insatisfeitos podem gerar problemas de imagem e até mesmo prejuízos financeiros.
Portanto, você precisa planejar e executar o Onboarding de forma eficiente, garantindo uma experiência positiva para o cliente desde o início da relação com a sua empresa.
Leia também::: 7 dicas para fazer seu escritório de contabilidade crescer
Dicas para controlar a operação de BPO Financeiro
Para gerenciar a operação de BPO financeiro, é necessário seguir algumas práticas recomendadas, tais como:
1. Estabelecer metas e objetivos claros
O primeiro passo, é definir as metas e objetivos para a operação de BPO financeiro. Desse modo, essas metas precisam estar alinhadas com os objetivos da empresa. Além disso, é importante se atentar na hora de elaborar os objetivos para que eles se enquadrem dentro da realidade e possam ser mensuráveis.
2. Selecionar um gestor de BPO financeiro confiável
O momento de escolher o gestor de BPO deve ser baseado em critérios objetivos, como, por exemplo, a capacidade de entregar resultados, a qualidade dos serviços prestados e a disponibilidade de recursos.
Por isso, se atente se o gestor de BPO financeiro é confiável, se possui ferramentas que facilitem a organização das suas entregas, como, por exemplo, gere relatórios de desempenho e produtividade. Além de, claro, se ele facilita a sua comunicação com o cliente.
Existem algumas opções no mercado, mas a PlayBPO é referência em plataforma de gestão financeira, sendo o 1º gestor para BPO Financeiro do Brasil, que permite o gerenciamento de tarefas em um único lugar. Além disso, nossos especialistas desenvolveram a plataforma, tornando nosso software simples, rentável e escalável.
Aqui nosso intuito é facilitar seu processo e otimizar o seu tempo.
3. Definir processos e procedimentos
Estabelecer procedimentos claros para a operação de BPO financeiro é de suma importância, visto que isso possibilita que os serviços possam ser realizados por diferentes indivíduos, sem atrapalhar o fluxo de demandas. Isso inclui definir os fluxos de trabalho, as políticas e os procedimentos de controle interno.
Não se esqueça de que todos os processos devem ser documentados e comunicados de forma clara a todos os envolvidos na operação de BPO financeiro.
4. Monitorar e medir o desempenho
Por último, mas não menos importante, é necessário monitorar e analisar o desempenho da operação de BPO financeiro em relação às metas e objetivos estabelecidos.
Isso pode ser feito por meio de indicadores de desempenho, como, por exemplo, o tempo de processamento, a precisão das informações e a satisfação do cliente.
É interessante avaliar os resultados regularmente, de preferência uma vez no mês, assim os dados obtidos podem ser usados para melhorar a operação de BPO financeiro.
Conheça a melhor ferramenta de gestão de tarefas para BPO Financeiro
Possui um gestor de tarefas de qualidade é a sua maior vantagem na operação do BPO Financeiro.
Com uma plataforma de gestão de tarefas, como a PlayBPO, fica mais fácil saber o que precisa ser executado e quais são as prioridades. Visto que a PlayBPO permite que todas as tarefas possam ser gerenciadas em um único lugar.
Por exemplo, com a plataforma é possível:
- Controlar das tarefas e processos;
- Controlar todos os clientes em um único lugar;
- Se comunicar com os clientes via APP e pela própria plataforma;
- Ter um dashboard com os principais indicadores;
- Ter um TimeSheet para controlar o tempo gasto por cliente;
- Gerenciar os indicativos de rentabilidade;
- Ter um painel para controlar todos os acessos dos clientes;
Além disso, a ferramenta é totalmente escalável, permitindo que você possa adicionar novos clientes à sua operação conforme eles vão surgindo.
Dessa forma, faça a melhor escolha de um sistema para BPO Financeiro com a PlayBPO. O melhor, você pode realizar um teste grátis por cinco dias e avaliar a plataforma!
Esperamos que você goste do nosso conteúdo. Por aqui estamos sempre com novidades no ar, e se você quiser ter acesso a todos os nossos conteúdos confira também nossas outras redes sociais: Instagram, Linkedin e Youtube, temos vários conteúdos especiais por lá.
Deixe um comentário